La organización de los eventos puede llegar a ser realmente compleja ya que requiere una creación, planificación, gestión y medida del evento que en ocasiones nos cuesta abarcar. Es por eso que en esta entrada te presentamos las opciones más recurrentes de los “Event Planners”.
La importancia de la buena organización de los eventos
Cuando nos referimos a la organización de eventos, independientemente del tipo que sean, debemos tener claro que deben ser cuidadosamente planeados y estructurados para evitar la presencia de errores tanto en su creación y desarrollo como en su final y resultados.
Es por ello que un buen evento no deja cabida a la improvisación ya que cualquier detalle puede repercutir negativamente en la imagen de la empresa.
A continuación te mostramos las herramientas más utilizadas para que todas las fases de un evento sean óptimas y no se te escape ningún detalle:
Herramientas para diseñar las imágenes del evento
La profesionalidad de las imágenes que se utilizan en el evento o para promocionarlo puede ser decisiva y es por eso por lo que el diseño y desarrollo se debería dejar en manos de un buen diseñador siempre que sea posible. Para obtener unos buenos resultados podemos hacer uso de Adobe Creative Cloud, Canva o Pablo by Buffer.
Herramientas para crear la página web del evento
Aunque existen muchas opciones, una de las mejores es WordPress debido a su facilidad de uso y disponibilidad de plugins de posicionamiento, difusión y rendimiento como SEO by Yoast, OptinMonster, Sumo Me o JM Twitter Cards.
Con ella es posible crear una web o una landing page optimizada y exponer los contenidos del evento. Además será un soporte donde recibir solicitudes o dudas en relación al evento.
Herramientas para monitorizar el evento
Hootsuite o Sprout Social permiten ver las menciones e interacciones que se realizan del evento en redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter, Google+ y Linkedin, entre otras.
Herramientas online para gestionar el evento
Para la gestión de todo evento es fundamental tener una agenda, venta y reserva de entradas y una planificación de tareas del equipo de trabajo. Para ello te recomendamos aplicaciones como Google Calendar, Evenbrite y Trello.
Herramientas de promoción del evento
- Email marketing: es uno de los métodos más efectivos de difusión, captación y venta de entradas. Para ello utiliza Mailchimp o Mailrelay.
- Redes sociales: actualmente son las más potentes en cuánto a difusión. Además permiten crear un contenido específico y adaptado para cada una, elegir el horario y formato, dependiendo del público al que quieres dirigirte. Las más utilizadas y con mayor alcance son Facebook, Instagram, Twitter y Youtube.
- Difusión automática de contenidos: herramientas como Buffer o IFTTT permiten programar estratégicamente la publicación de los contenidos.
Herramientas de vídeo difusión y grabación de eventos
La grabación y difusión del evento es del todo esencial para que llegue al máximo de público posible y quede constancia de ello. Para ello existen Ágora News, WebinarJam o Google Hangouts.
Herramientas de medición, análisis y resumen de los resultados del evento
Una vez finalizado el evento, es imprescindible medir el éxito que ha tenido, basándose en el alcance de las acciones que se han realizado. Existen múltiples herramientas para hacerlo pero las más utilizadas son Metricool y Google Analytics.
También es recomendable hacer un resumen multimedia del evento en un solo documento con alguna herramienta de recopilación de contenidos a través de palabras clave o hashtags que será un formato ideal para conservar y difundir el evento con Storify.
Fuente: http://fernandorubio.es/herramientas-organizador-de-eventos/
Fotos: https://www.nferias.com/empresas/rmb-design-solutions/volkswagen-argentina-rqwc-0/
http://www.stringnet.pe/blog/beneficios-video-streaming-profesional/
https://evm.io/blog/5-benefits-of-google-analytics-in-seo/
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