Gracias a los servicios de almacenamiento en la nube, las empresas tienen la oportunidad de optimizar sus recursos y contribuir con el medio ambiente, al destruir papel y reciclarlo. Así, el uso de documentos en papel ha sido relegado a un segundo plano. Veamos cómo la nube optimiza los procesos empresariales y reduce el consumo de papel.
Seguridad, rapidez y eficiencia
Toda empresa que implementa la nube experimenta una mejora considerable en varios ámbitos.
Por una parte, los empleados se benefician al poder acceder y compartir archivos entre ellos mismos y sus clientes. Esto repercute en una rápida localización de datos, gracias a la plataforma digital de la empresa. Y lo mejor de todo es la facilidad de acceder a esos datos desde cualquier parte del mundo.
Por otra parte, se mejora la productividad, puesto que se facilita la cooperación entre distintos departamentos. Imaginemos la facilidad con la que los empleados interactúan al compartir documentos de manera virtual en tiempo real, sin desperdiciar siquiera una hoja de papel.
Además, gracias al cloud computing se intensifica la seguridad de datos. De esta forma se procede a la destrucción documentos de papel. Sabemos que al conservarlos físicamente son propensos al robo de datos.
Digitalización y consumo de papel
La completa eliminación de papel es imposible, pero los servicios en la nube reducen de forma drástica su consumo. Lo mejor de todo es que cualquier empresa podrá constatar ahorros significativos. Estos son algunos beneficios económicos que se obtienen:
Ahorro de espacio
Todo el espacio físico destinado al almacenamiento de documentos en papel se reduce considerablemente, puesto que las carpetas digitales contienen todo lo necesario para el normal desenvolvimiento de la empresa.
Gestiones eficientes
Pensemos en los ahorros asociados a la búsqueda de información. A nivel digital se logra en segundos, así no se pierde tiempo.
Actualizaciones en tiempo real
Cada vez que se requiera la actualización de algún documento se realizará de forma inmediata, evitando costes de sustitución de papel.
Actualmente las empresas consumen menos papel: las facturas se emiten y envían digitalmente; las impresiones se controlan gracias a programas eficientes; los dispositivos móviles escanean documentos, etc. Así, los costes económicos se traducen en menores costes de almacenamiento, fotocopias, impresiones y envíos.
Beneficios de la destrucción documentos en papel
Conviene destruir los documentos en papel. Una de las razones es que la seguridad digital es mayor con respecto al almacenamiento en un espacio físico, y además permite realizar determinadas cantidades de copias. Otra razón, y tal vez la más importante, se refiere al beneficio ecológico. Existen empresas dedicadas a reciclar el papel que resulta del proceso de destrucción de documentos confidenciales. Esto da espacio a la creación de nuevos productos. Recordemos que la producción de papel genera un impacto ambiental negativo.
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